Засади використання автоматизованої системи документообігу суду

 

 

Засади використання
автоматизованої системи документообігу суду

у Березнівському  районному суді

 

1.   Загальні положення

 

1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду у Березнівському районному суді розроблено відповідно до п.п. 1.4.9. п.1.4 Розділу 1, п.п. 2.3.10 -2.3.19  п.2.3 Розділу 2  Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого Рішенням Ради суддів України № 25 від 02.04.2015 року (далі - Положення) та  враховуючи вимоги Закону України "Про судоустрій і статус суддів",  Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального  кодексу  України, Кодексу адміністративного судочинства, Кодексу  про  адміністративні правопорушення, Інструкцією з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міста Києва та Севастополя, апеляційному суді АРК та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ  (із змінами та доповненнями).

 

2. Особливості  функціонування автоматизованої системи

 

2.1. У Березнівському районному суді  використовується  комп'ютерна програма "Д3", розроблена адміністратором автоматизованої системи для  судів загальної юрисдикції.

   2.2. Положення визначає порядок функціонування  автоматизованої системи документообігу в Березнівському районному суді Рівненської області, яка забезпечує авторизацію технологічних процесів  обробки інформації в суді, а саме :

-          реєстрацію та розподіл вхідної та вихідної кореспонденції, в тому числі судових справ, етапів їх руху;

-          об’єктивний та неупереджений розподіл судових справ між суддями Березнівського районного суду Рівненської області з додержанням принципів випадковості та в хронологічному порядку надходження судових справ, з урахуванням завантаженості кожного судді (збалансованого навантаження);

-          визначення присяжних та народних засідателів для судового розгляду з числа осіб, які внесені до відповідних списків;

-          надання фізичним та юридичним особам інформації про стан розгляду судових справ у випадках, встановлених законом;

-          оприлюднення передбаченої цим Положенням інформації для розміщення на веб-сайтах судів веб-порталу "Судова влада України";

-          виготовлення та збереження оригіналів електронних документів суду;

-          централізоване зберігання оригіналів електронних документів суду та інших процесуальних документів, в тому числі оригіналів електронних судових рішень, виготовлених судом;

-          підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

-          видачу копій судових рішень, виконавчих документів на підставі наявних у автоматизованій системі даних;

-          автоматичне надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками; 

-          передачу судових справ до електронного архіву.

 

2.2. Технічний супровід та підтримка працездатності автоматизованої системи в суді здійснюються адміністратором автоматизованої системи Державним підприємством "Інформаційні судові системи"  на підставі укладених договорів.

 

3. Функціональні обов'язки, права користувачів автоматизованої системи.

 

3.1. Функціональні обов'язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в Березнівському районному суді визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.

3.2. Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов'язків та прав доступу, визначених наказом керівника апарату суду, здійснює головний  спеціаліст з  інформаційних технологій (технічний адміністратор).

3.3. Електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов'язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.

3.4. Користувачі автоматизованої системи відповідно до їх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену Положенням інформацію та згідно із законодавством несуть відповідальність за її достовірність.

3.5. Редагування інформації в автоматизованій системі здійснюється уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи в разі виявлення неточностей, технічних описок або неповноти даних.

3.6. Використання ЕЦП уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України "Про електронний цифровий підпис".

 3.7. Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання ЕЦП, від отримання та використання ЕЦП з будь-яких підстав не допускається.

 3.8. Користувачі автоматизованої системи зобов'язані виконувати вимоги Положення та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.

 3.9. Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування - технічний адміністратор.

 3.10. Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.

 

4. Реєстрація  вхідної і вихідної кореспонденції,  розподіл судових справ між суддями.

 

4.1.        Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується працівниками апарату суду, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.

4.1.1.     На кожен вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. Особливості заповнення реєстраційної картки визначаються Положенням та відповідними  Інструкціями.

До реєстраційної картки може додаватися копія оригіналу паперового документу у вигляді вкладеного цифрового файла.

4.1.2.     Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.

4.2. Судові справи реєструються у Березнівському районному суді в день їх надходження в порядку черговості та підлягають  розподілу під час реєстрації на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

4.2.1 У Березнівському районному суді застосовується:

- автоматизований розподіл судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;

- розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

- повторний автоматизований розподіл судових справ.

4.3. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, у випадках:

4.3.1. За два місяці до закінчення повноважень судді.

4.3.2. За десять робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість  становить не менше чотирнадцяти  календарних днів (рішення  зборів  суддів від 22.04.2015р. №4)

4.3.3. За  три робочі  дні  до  початку   відпустки, якщо її тривалість  становить менше чотирнадцяти  календарних днів.

4.3.4. У період відпустки судді.

4.3.5.    За один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні.

4.3.6. Під час тимчасової непрацездатності судді.

4.3.7. За один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

4.3.8. У дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду).

4.3.9. У разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України – з моменту прийняття рішення про призначення;

4.3.10. В інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

4.4. Справи і матеріали, які мають скорочені терміни розгляду, у разі їх наявності, розподіляються одразу після їх реєстрації згідно підрозділу «Автоматизований розподіл судових справ між суддями» Розділу 2.3. «Розподіл судових справ між суддями» Положення.

4.5. Кожний робочий день о 09.30 посадова особа суду, відповідальна за ведення кадрової роботи або особа, яка виконує його обов'язки, перед початком розподілу будь-яких справ і матеріалів, надає керівнику апарату суду інформацію про відсутніх на робочому місці суддів (довідка, доповідна, витяг з табелю тощо) з вказівкою підстав відсутності (відпустка, відрядження, лікарняний тощо).

У разі невиходу судді на роботу з поважних причин, які будуть підтверджені документально, суддя зобов’язаний до 09:30 дня невиходу на роботу повідомити про це особу суду, відповідальну за ведення кадрової роботи або особу, яка виконує його обов’язки.

Невиконання суддею правил, визначених абзацом 2 п. 4.5. Засад позбавляє його права посилатись на те, що справи і матеріали розподілені йому помилково та не є підставою для їх повторного розподілу.

4.6. За вимогою голови суду, особа, відповідальна за автоматичний розподіл справ надає голові суду довідку про перелік справ, які надійшли до суду та розподілені.

4.7. Розподіл усіх справ і матеріалів здійснюється виключно особами, відповідальними за автоматичний розподіл справ.

4.8. Дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

 

5. Правила здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями.

 

5.1. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за такими правилами:

із загального списку суддів визначаються судді, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу;

для суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється розрахунок коефіцієнтів навантаження;

із числа суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження здійснюється визначення судді для розгляду конкретної судової справи за принципом випадковості.

5.2. Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 Положення, Засад використання автоматизованої системи документообігу суду, а також з урахуванням дотримання правил поєднання судових справ.

5.3. Обрання судді за випадковим числом здійснюється відповідно до коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

5.4. Копія табелю обліку використання робочого часу щодо суддів суду, що складається для виплати заробітної плати, вноситься відповідальною особою суду до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня після підписання цього табеля.

 

6. Рішення зборів суддів

 Березнівського районного суду щодо особливостей здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями.

 

6.1. У Березнівському районному суді якщо судова справа підлягає розгляду (перегляду) колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою в суді визначається головуючий суддя із числа всіх суддів відповідного суду з урахуванням їх спеціалізації (за її наявності). Після визначення автоматизованою системою головуючого судді (судді-доповідача) автоматично визначається склад колегії суддів.

6.2. У разі коли обвинуваченим у вчиненні злочину, за який передбачене покарання у виді довічного позбавлення волі, заявлено клопотання про розгляд кримінального провадження стосовно нього судом присяжних, автоматизованою системою визначається до складу такого суду два професійних судді шляхом включення до нього головуючого та одного із суддів зі складу колегії суддів, визначених автоматично.

6.3. У разі, коли склад колегії суддів є неповним у зв’язку із тимчасовою відсутністю судді - члена колегії (відрядження, відпустка, тимчасова непрацездатність тощо), обов’язок щодо формування складу колегій суддів покладено на голову суду, а у разі відсутності голови суду – на особу, яка виконує його обов’язки.

Технічне виконання вищевказаного обов’язку покладено на старшого секретаря суду, а у разі відсутності –  на особу, яка виконує його обов’язки.

6.4. У випадках, визначених Кримінальним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматичне визначення присяжних з числа осіб, які внесені до списку присяжних, в кількості семи осіб. Присяжні визначаються шляхом випадкового відбору зі списку присяжних із додержанням принципу рівної ймовірності відбору.

Результатом визначення присяжних є протокол автоматичного визначення присяжних, що автоматично створюється автоматизованою системою.

Механізм  призначення присяжних встановлено у п.2.5 Положення.

6.5. У випадках, визначених Цивільним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматичне визначення народних засідателів, які внесені до списку, у кількості двох осіб. Автоматичне визначення народних засідателів здійснюється в порядку черговості внесення до автоматизованої системи списку народних засідателів, затвердженого відповідною місцевою (обласною) радою, та з урахуванням кількості днів, проведених в судових засіданнях.

Результатом визначення народних засідателів є протокол автоматичного визначення народних засідателів, що автоматично створюється автоматизованою системою.

У разі необхідності заміни визначеного автоматизованою системою народного засідателя, здійснюється автоматичне визначення іншого народного засідателя.

Механізм  призначення народних засідателів встановлено у п.2.6 Положення.

6.6. В Березнівському районному суді згідно параметрів КП "Д3" за замовчуванням складність категорії справи дорівнює  1 .

6.7. Суддя доповідач є головою колегії (головуючим). 

6.8. Коефіцієнт навантаження при розгляді справ у колегіальному складі, головуючому (судді доповідачу) у розмірі 1, учасникам колегії по 0,5.

6.7.3. Згідно параметрів комп'ютерної програми "Д3" у Березнівському районному суді встановлено наступні налаштування:

- авторозподіл справ для яких не визначена категорія та для яких не вказані учасники процесу, неможливо виконати;

- для виконання авторозподілу встановлено актуальність табеля на поточну дату;

- у всіх можливих звітах авторозподілу не відображаються дані звільнених суддів;

- суддя, що був призначений доповідачем в попередньому призначенні, не  бере участь у наступному розподілі.

- враховувати відсутність судді по Табелю при призначенні учасників колегії.

6.8. Згідно параметрів комп'ютерної програми "Д3" встановлено наступні коефіцієнти навантаження на суддів, які займають адміністративні посади: голова суду – 90% навантаження судді, (рішення зборів суддів від 24.04.2014 року).

6.9.  Всім суддям Березнівського районного суду надано право перегляду діалогового вікна «Фіксація автоматизованого розподілу справ» та «Звіт авторозподілу» в комп’ютерній програмі "Д3", в яких відображається серед якої кількості суддів було здійснено автоматизований розподіл справи та кількість суддів, яких було виключено з автоматизованого розподілу з вказанням причин виключення.

6.10. У разі повернення до суду матеріалів справи у зв’язку із завершенням експертного дослідження під час тимчасової відсутності (відпустка, відрядження, тимчасова непрацездатність тощо) головуючого судді,  передавання  справи головуючому судді здійснюється  канцелярією  суду після  того як відпадуть відповідні обставини.

У разі надходження клопотання експерта під час тимчасової відсутності (відпустка, відрядження, тимчасова непрацездатність тощо)головуючого  судді, уповноважити помічника судді, надіслати лист-повідомлення судовому експерту та сторонам про тимчасову відсутність головуючого судді.

Клопотання експерта передається для розгляду головуючому  судді відразу після виходу його на роботу

 

7. Автоматизований розподіл судових справ між суддями.

 

7.1. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється між усіма суддями з урахуванням спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх. За  допомогою автоматизованого  розподілу  визначається також  запасний  суддя  та слідчий  суддя.

7.2. Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.

7.3. Судові справи підлягають автоматизованому розподілу між суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій.

7.4. У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.

7.5. У разі коли в суді з об'єктивних підстав правосуддя здійснює один  суддя, здійснення автоматизованого розподілу судових справ не буде порушенням вимог Положення.

7.6. Електронний примірник наказу про відрядження (про скасування наказу про відрядження) судді вноситься відповідальною особою суду до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

Доступ для коригування наказу автоматично блокується автоматизованою системою.

7.7. При об’єднанні судових справ автоматизованою системою автоматично перераховується коефіцієнт  навантаження  на суддю (суддів),  якому  передано  для розгляду ці судові  справи.

7.8. Результатом автоматизованого розподілу судових справ є протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями Березнівського районного суду, що автоматично створюється автоматизованою системою.

                                    

 

8. Розподіл судових справ

шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді.

 

8.1. Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття  провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються тим суддям, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа (п. 2.3.43 Положення).

8.2. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді передаються:

- судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз’яснення судового рішення, вирішення питання про розподіл господарських витрат або про повернення судового збору.

- судові  справи  про  перегляд  заочного  рішення;

- судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 368–373, 378 Цивільного процесуального кодексу України,  статтями 259–264, 267 (крім частини дев’ятої статті 267) Кодексу адміністративного судочинства України, статтею 535 Кримінального процесуального кодексу України, статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення;

- клопотання про вирішення питання, пов’язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті даним судом;

- матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

- судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень;

-             зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;

- заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;

- заяви про відновлення втраченого судового провадження;

- заяви про забезпечення позову, доказів.

            8.3. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді у випадках, передбачених п. 8.2 Засад, такі судові справи та матеріали підлягають  повторному автоматизованому розподілу, якщо відсутність головуючого судді призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у строки, встановлені чинним законодавством.

8.5.    Результатом розподілу судової справи шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді є протокол передачі судової справи раніше визначеному складу суду (додаток 6 Положення), що створюється в автоматизованій системі уповноваженою особою апарату суду.

8.6.   Протокол передачі судової справи раніше визначеному судді роздруковується, підписується уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ, та додається до матеріалів судової справи.

 

9. Повторний автоматизований розподіл  судових справ між суддями.

 

9.1. У разі задоволення відводу або самовідводу судді (судді-доповідача або всього складу суду, якщо судова справа розглядається колегією суддів), якому розподілено судову справу для розгляду, судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу без урахування цього судді (судді-доповідача або всього складу суду, якщо судова справа розглядається колегією суддів) з метою заміни судді або суддів, що вибули.

9.2. Винятково у разі, коли  головуючий суддя (суддя – доповідач) у передбачених законом випадках не може (не можуть) продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду, що додається до матеріалів справи.

Обставиною,  яка унеможливлює участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого процесуальним законом, є припинення повноважень судді ( відсторонення від посади).

9.3. У випадку тимчасової непрацездатності, відрядження, відпустки тощо головуючого судді (судді-доповідача) на строк, що не призводить до порушення строків вирішення справи, повторний автоматизований розподіл не проводиться.

9.3.1. Особи, які беруть участь у справі, повідомляються про неможливість проведення судового засідання помічником головуючого судді або керівником апарату суду.

- інформація про неможливість проведення судового засідання розміщується на сторінці суду (у розділі "Новини та події суду") офіційного веб-порталу "Судова влада в Україні" в мережі Інтернет (www.court.gov.ua/sudy/).

- до матеріалів справи також долучається Довідка про неможливість проведення судового засідання яка засвідчується підписом помічника відповідного судді із зазначенням його прізвища та ініціалів, а у разі відсутності помічника судді – підписом керівника апарату суду із зазначенням його прізвища та ініціалів.

9.3.2. Після усунення обставин, передбачених пунктом 9.3., справа призначається до розгляду в судовому засіданні.

9.4. Повторний автоматизований розподіл судових справ у визначених законодавством випадках (помилково визначена спеціалізація, неправильне налаштування табеля робочих днів суддів, недопустимість повторної участі судді в розгляді судової справи, припинення повноважень судді (відсторонення від посади) здійснюється за письмовим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки) згідно з додатком 7 до Положення, електронний примірник якого вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

 9.4.1. Помилково визначена спеціалізація підтверджується службовою запискою старшого секретаря суду, а у разі відсутності, особами на яких покладено обов’язок технічного виконання встановлення спеціалізації суддів.

9.4.2. Неправильне налаштування табеля робочих днів суддів, припинення повноважень судді (відсторонення від посади) підтверджується службовою запискою особи відповідальної за ведення кадрової роботи.

9.4.3. Недопустимість повторної участі судді в розгляді судової справи, підтверджується наявними в комп'ютерній програмі "Д3" процесуальними документами, з яких вбачається безпосередня участь суддів у розгляді судової справи по суті.

9.5. Результатом повторного автоматизованого розподілу судової справи є протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями відповідного суду (додаток 8 Положення), що автоматично створюється автоматизованою системою.

9.6. Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про повторний автоматизований розподіл судової справи між суддями відповідного суду.

9.7. Доступ для коригування протоколу та звіту щодо повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями автоматично блокується автоматизованою системою.

 

10. Неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями.

 

10.1. Якщо при здійсненні автоматизованого розподілу комп’ютерною програмою "Д3" сформовано документ по справі "Неможливість розподілу справи", уповноважена особа апарату суду, відповідальна за здійснення автоматизованого розподілу судових справ, зобов’язана негайно повідомляти про це керівника апарату суду у вигляді службової записки, із зазначенням причини неможливості автоматизованого розподілу.

10.2. У разі визначення автоматизованою системою неможливості здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ відповідно до підпункту 2.3.27 пункту 2.3 Положення автоматизованою системою автоматизовано створюється протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями відповідного суду.

 10.3. У разі усунення обставин, що унеможливлюють здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ, такий розподіл відбувається відповідно до вимог Положення.

10.4. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до Положення фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

10.6. Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

10.7.Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи.

10.8. Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у підпункті 2.3.55 пункту 2.3 Положення, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду.

 

11. Передача судових справ для подальшого розгляду суддею.

 

11.1. Після розподілу судових справ автоматизованою системою відповідальна особа суду не пізніше наступного робочого дня передає судові справи визначеному автоматизованою системою головуючому судді.

11.2. Інформація щодо процесуальних дій та судових рішень вноситься до автоматизованої системи відповідним користувачем автоматизованої системи.

 

12. Внесення до автоматизованої системи відомостей щодо набрання судовим рішенням законної сили

12.1. У разі закінчення строку, встановленого для подання апеляційної  скарги, якщо така скарга не була подана, до автоматизованої системи вносяться відомості щодо набрання судовим рішенням законної сили. Відповідна інформація вноситься до автоматизованої системи користувачем відповідно до його функціональних обов’язків.

Суд зобов’язаний здійснювати контроль за своєчасним внесенням до автоматизованої системи відомостей про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції) та направлення таких відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень.

Відомості про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції) вносяться до автоматизованої системи відповідальною особою суду відповідно до її функціональних обов’язків.

Персональну відповідальність за організацію в суді своєчасного внесення до автоматизованої системи відомостей про набрання  судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції), направлення таких відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень несе керівник апарату суду.

12.2.     У суді до автоматизованої системи вносяться відомості про набрання судовим рішенням законної сили, які направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень:

-   у разі ухвалення судового рішення, яке не може бути оскаржене, не пізніше наступного робочого дня після виготовлення та підписання повного тексту відповідного судового рішення. У разі прийняття рішення за наслідками розгляду у письмовому провадженні – не пізніше наступного робочого дня після набрання судовим рішенням законної сили;

-   у разі закінчення строку для подання апеляційної скарги, якщо таку скаргу не було подано.

13. Надання інформації про стан розгляду судових справ

13.1.  На виконання вимог закону надається інформація щодо дати надходження судової справи до суду, єдиного унікального номера судової справи, номера провадження (за наявності), прізвища учасників процесу, дати та часу призначення судової справи до розгляду, місця проведення судового засідання, дати розгляду судової справи, а також інформація про надходження апеляційних чи касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, заяв про перегляд судових рішень Верховним Судом України та їх розгляду.

13.2. Для отримання інформації у суді діє підсистема електронного довідника. Електронний довідник встановлюється для забезпечення оперативного надання інформації, зазначеної у підпункті 2.8.1 пункту 2.8 Положення.

13.3. Видача копії судового рішення здійснюється відповідно до процесуального законодавства і Закону України "Про доступ до судових рішень".

13.4.  Виконавчий документ формується в автоматизованій системі та видається (надсилається) відповідно до чинного законодавства в роздрукованому вигляді (шляхом роздрукування оригіналу відповідного електронного документа суду).

13.5.  На веб-порталі судової влади України щоденно оприлюднюється така інформація:

-   список судових справ, призначених до розгляду (дата та час розгляду судової справи; склад суду; єдиний унікальний номер судової справи; сторони у справі; суть судової справи). У разі, якщо суд розташований в декількох приміщеннях, у списку зазначається адреса приміщення суду  та додатково зазначається форма судочинства;

-   список апеляційних скарг (єдиний унікальний номер судової справи; дата надходження судової справи; сторони у судовій справі; дата надходження апеляційної скарги; дата надсилання судової справи до апеляційного суду). Такий список оприлюднюється на веб-сайті суду;

-   список автоматично розподілених судових справ (єдиний унікальний номер судової справи; дата надходження судової справи; дата визначення складу суду; склад суду; сторони у судовій справі; суть судової справи);

-   інформація щодо стадій розгляду судових справ.

Не оприлюднюється інформація щодо сторін та суті судової справи, якщо таке обмеження встановлено чинним законодавством.

Списки формуються автоматично на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації.

 

14.Централізоване зберігання процесуальних та інших документів, виготовлених у судах

14.1. Електронні примірники судових рішень та інших документів, виготовлених у суді, а також електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї (в тому числі визначення уповноваженої особи апарату суду, відповідальної за здійснення автоматизованого розподілу судових справ), розпоряджень керівника апарату суду щодо призначення повторного автоматичного розподілу судових справ, наказів голови суду про відрядження (про скасування наказів про відрядження) суддів, рішень (витягів з рішень) зборів суддів, актів щодо знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу сервера автоматизованої системи та інших умов, що впливають на функціонування автоматизованої системи відповідно до цього Положення, протокол передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді створюються в автоматизованій системі із застосуванням вбудованого редактору текстів з використанням спеціальних шаблонів, які передбачають використання відповідних полів вводу показників із переліку відомостей про судову справу (перелік показників передбачається змістом кожного окремого документа).

Електронний примірник кожного документа зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та засвідчується ЕЦП особи, яка підписала цей документ.

Доступ для коригування зазначених документів автоматично блокується автоматизованою системою.

З метою ідентифікації документа та його швидкого пошуку в автоматизованій системі для кожного документа автоматизованою системою автоматично формується унікальний ідентифікатор. Структура унікального ідентифікатора є такою: код бази даних суду, унікальний ідентифікатор документа в базі даних суду, тип документа та тип юрисдикції.

У такий спосіб створюються оригінали електронних документів суду, які зберігаються в базі даних автоматизованої системи документообігу суду та надсилаються в автоматичному режимі до центральної бази даних автоматизованої системи.

14.2.      Електронна картка судової справи разом з електронними документами, що додані до картки судової справи, автоматично пересилаються до центральної бази даних автоматизованої системи не рідше одного разу на дві години.

15. Надсилання електронних документів до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ

15.1.      Оригінали електронних судових рішень, засвідчені ЕЦП, направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень у порядку, визначеному Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень.

15.2.      Надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ здійснюється автоматизованою системою в автоматичному режимі відповідно до регламентів, затверджених спільними наказами ДСА України та відповідних державних органів і установ.

 

16. Підготовка статистичних даних

                           16.1.      Автоматизована система забезпечує:

-   введення у повному обсязі первинних даних відповідно до переліку відомостей про судові справи відповідними користувачами автоматизованої системи;

-   перевірку в автоматичному режимі умов логічного контролю введених первинних даних відповідно до переліку відомостей про судові справи;

-   формування статистичних звітів в автоматичному режимі на підставі наявних даних в автоматизованій системі документообігу суду;

-   перевірку в автоматичному режимі умов логічного контролю статистичних звітів суду;

-   зведення статистичних звітів та іншої статистичної інформації в автоматичному режимі;

-   формування узагальнюючих та аналітичних показників в автоматичному режимі;

-   передачу та отримання офіційних статистичних звітів у межах автоматизованої системи документообігу суду:

-   від місцевих судів до територіальних управлінь ДСА України;

-   від територіальних управлінь ДСА України до ДСА України;

-   від місцевих та апеляційних судів до ДСА України та вищих спеціалізованих судів;

-   від вищих спеціалізованих судів до Верховного Суду України та ДСА України, а також інших судів до ДСА України;

-   формування іншої оперативної статистичної звітності на підставі наявних даних в автоматизованій системі документообігу суду за будь-який період часу для отримання інформації про поточну ситуацію в суді з метою здійснення аналізу щодо підвищення продуктивності, ефективності та якості судових процедур.

16.2.      Форми статистичної звітності та періодичність їх подання затверджуються наказами ДСА України у порядку, встановленому зборами суду.

16.3.      Електронний примірник кожного статистичного звіту зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та засвідчується ЕЦП уповноваженої особи суду.

Доступ для коригування зазначеного статистичного звіту автоматично блокується автоматизованою системою.

                        Для кожного статистичного звіту автоматизованою системою автоматично формується унікальний ідентифікатор.

           У такий спосіб створюються оригінали електронних статистичних звітів, які надсилаються в автоматичному режимі до центральної бази даних автоматизованої системи.

 

17.Передача судових справ до електронного архіву

17.1. До електронного архіву суду передаються усі відомості щодо розглянутих судових справ, які внесені до бази даних автоматизованої системи.

 

18.  Забезпечення безпеки автоматизованої системи та моніторинг її функціонування

18.1.   Забезпечення захисту інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування засобів і методів технічного захисту інформації, впровадження організаційних та інженерно-технічних заходів комплексної системи захисту інформації, спрямованих на недопущення блокування інформації, несанкціонованого доступу до неї, її модифікації або спотворення.

18.2.   Забезпечення цілісності та збереження інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування відповідного програмного забезпечення і технічних ресурсів, комплексів, організаційних заходів.

18.3.   Для підтримки працездатності автоматизованої системи, моніторингу її функціонування суди надсилають до адміністратора автоматизованої системи базу даних автоматизованої системи суду не пізніше наступного робочого дня після отримання від адміністратора автоматизованої системи відповідного запиту.

18.4.   Доручення адміністратора автоматизованої системи щодо порядку функціонування автоматизованої системи в суді є обов’язковими до виконання.

18.5.   Збори суддів суду за необхідності заслуховують керівника апарату суду з питань функціонування автоматизованої системи, стану розподілу судових справ з метою дотримання збалансованого навантаження суддів.

18.6.   Інформація щодо стану навантаження на кожного суддю відповідного суду є відкритою для суддів цього суду та не може бути обмежена.

 

19. Прикінцеві положення.

 

19.1. Ці Засади використання автоматизованої системи документообігу суду у Березнівському районному суді набирають чинності з наступного дня, після дня їх затвердження зборами суддів Березнівського районного суду.

19.2.    У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду у Березнівському районному суді збори суддів новим рішенням затверджують Засади використання автоматизованої системи документообігу суду у новій редакції, які вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.